یکی از بزرگ‌ترین علامت‌های قرمز در طول حسابرسی شرکت مدیریت املاک، مدیریت نادرست وجوه امانی است. به منظور مدیریت صحیح (و قانونی) وجوه مالک و مستاجر، یک مدیر دارایی باید اصول اساسی حسابداری امانی را بداند.
مقررات حسابداری تراست برای مدیران دارایی ویژه ایالت است، بنابراین بسیار مهم است که برای مطابقت با الزامات ایالتی و محلی خود مشورت کنید.
حساب های اعتماد چیست؟
قوانین خاصی در مورد نحوه مدیریت وجوه تجاری و معاملات توسط یک شرکت مدیریت املاک وجود دارد. حسابهای امانی برای مدیران دارایی معمولاً برای نگهداری سپرده‌های مستاجر و پرداخت‌های اجاره جدا از سرمایه عملیاتی استفاده می‌شود.
برخی از ایالت ها نیاز دارند که تمام وجوه مالک در یک حساب جاری بیمه شده فدرال جداگانه نگهداری شود. این حساب و وجوه موجود در آن، که به عنوان حساب امانی نیز شناخته می‌شود، باید از حساب(های) بانکی تجاری و شخصی شما جدا باشد.
این وجوه به عنوان وجوه مشتری (یا وجوه مالک ملک اجاره ای) در نظر گرفته می شود و نه وجوه کارگزاری (شرکت مدیریت املاک).
هم اجاره‌های جمع‌آوری‌شده در ملک اجاره‌ای مالک و هم سپرده‌های امنیتی جمع‌آوری‌شده از مستاجران، صندوق امانی محسوب می‌شوند و باید به حساب امانی گذاشته شوند. لطفاً در نظر داشته باشید که اجاره ای که از طرف شخص دیگری جمع آوری می شود باید به یک حساب امانی واریز شود. برخی معتقدند که این فقط در مورد سپرده‌های امنیتی / سپرده‌های مستاجر صدق می‌کند، اما این درست نیست، حسابهای امانی برای تمام وجوه دریافتی از طرف دیگری برای معامله املاک است.
مدیریت صحیح این وجوه و حسابداری برای جلوگیری از اختلاط وجوه مهم است که غیرقانونی است.
برخی از ایالت ها از مدیران و مالکان املاک می خواهند که در قرارداد مدیریت دقیقاً نحوه استفاده از حساب های اعتماد را مشخص کنند. حتی اگر ایالت شما مقررات خاصی برای استفاده از حساب امانی داشته باشد، شناسایی موارد خاص در توافقنامه مدیریتی شما همیشه خوب است.
یک یا چند حساب؟
بسته به دستورالعمل های ایالتی شما، یک مدیر دارایی می تواند یک حساب اعتماد جمعی از حساب های جداگانه برای هر مالک ایجاد کند. اگر توسط ایالت تنظیم نشود، تصمیم گیری بین یک یا چند حساب برای اهداف حسابداری و ردیابی به عهده مدیر دارایی است.
برخی از شرکت های مدیریت املاک تصمیم می گیرند که دو حساب را تنظیم کنند- یک حساب کاربری به عنوان یک حساب اعتماد عملیاتی و دیگری به عنوان یک حساب اعتماد به سپرده امنیتی مستاجر خدمت می کند. این یک عمل خوب است ، بنابراین شما به طور تصادفی صندوق های سپرده امنیتی را خرج نمی کنید.
با دستورالعمل های ایالتی خود بررسی کنید تا مشخص کنید آیا می توانید صندوق های اعتماد را در یک حساب اعتماد با علاقه خود نگه دارید یا خیر.
به یاد داشته باشید که تمام حساب های خود را به موقع آشتی دهید تا از هرگونه اختلاف در آینده جلوگیری کنید.
زمان مجاز به واریز
یکی از مشکل ساز ترین الزامات حسابهای اعتماد در مورد چگونگی واریز سریع وجوه. برخی از ایالت ها با پایان روز کاری بعدی نیاز به واریز وجوه دارند.
برای جلوگیری از رسیدگی به چک ها و تهیه مهلت های تاریخ سپرده ، از پردازش پرداخت آنلاین (ACH) که با نرم افزار مدیریت املاک شما ادغام شده است ، در نظر بگیرید.
سپرده های امنیتی
سپرده های امنیتی وجوه مستاجر در نظر گرفته می شوند تا زمانی که صاحبخانه حق دریافت کلیه یا بخشی از سپرده امنیتی را تحت شرایط اجاره نامه دریافت کند. هنگامی که یک مدیر املاک وجوه سپرده های امنیتی را از یک مستاجر جمع می کند ، پول باید در یک حساب اعتماد نگهداری شود.
این یک روش استاندارد خوب است که سپرده های امنیتی مستاجر خود را در یک حساب جداگانه از اجاره خود جمع آوری کنید. حتی اگر این یک الزام در همه ایالت ها نیست ، اما در ردیابی/گزارش میزان سپرده های امنیتی که باید واریز کرده اید و به طور تصادفی از این وجوه استفاده نمی کنید ، کمک خواهد کرد.
جمع آوری بودجه
یکی از جدی ترین سوء استفاده های یک حساب اعتماد شامل جمع آوری بودجه مالک و مدیر است. بسته به قوانین ایالتی شما ، اعمال مختلف را می توان در نظر گرفت:
- وجوه شخصی یا شرکت در حساب اعتماد واریز می شود
- صندوق های حساب اعتماد در یک حساب کاربری یا شخصی واریز می شوند
- هزینه های کمیسیون/ هزینه های مدیریتی برای مدت طولانی تر از آنچه که از نظر قانونی مجاز است در حساب باقی مانده است
- اجاره یا سپرده های امنیتی در دارایی متعلق به کارگزار در یک حساب اعتماد قرار می گیرند
- مدیر املاک تجارت شخصی را از حساب اعتماد انجام می دهد
- وجوه یک مشتری برای دارایی مشتری دیگر استفاده می شود
- از سپرده های امنیتی مستاجر برای تأمین هزینه های عملیاتی استفاده می شود
قوانین ، مقررات و شیوه های عرفی در سراسر کشور و بین ایالت ها متفاوت است ، بنابراین اطمینان حاصل کنید که با قوانین خاص دولت خود آشنا هستید.
حفظ رکورد
آیین نامه حساب اعتماد همچنین مشخص می کند که سوابق معاملات حساب اعتماد چه مدت باید نگهداری شود.
برای محافظت از خود و شغل خود ، مهم است که در صورت مواجهه با حسابرسی یا نبرد قانونی ، هرگونه مدارکی را که ممکن است برای دفاع از خود لازم باشد ، حفظ کنید.
سوابق مهم شامل (اما محدود به آنها نیست):
- توافق نامه های مدیریت گذشته و حال
- توافق نامه های اجاره ای گذشته و حال
- دفترچه های چک و ثبت نام برای همه حساب ها
- سابقه کلیه چک های صادر شده ، از جمله چک های خالی
- همه اظهارات بانکی
- همه سپرده ها
- دسترسی به سیستم حسابداری خود ، مانند نرم افزار مدیریت املاک خود
- کپی از کلیه گزارش های مالی که برای صاحبان شما تهیه شده است
- فاکتورهای پرداخت شده به فروشندگان
- سوابق کلیه بازپرداخت سپرده های امنیتی
یادداشت های نهایی
برای مدیران املاک بسیار مهم است که از حساب های اعتماد آگاه باشند و ممیزی های داخلی خود را انجام دهند. بسیار مهم است که مطمئن شوید که مطابق با انطباق باشید ، سوابق خود را به خوبی ترتیب دهید ، بنابراین اگر اتفاق می افتد که حسابرسی کنید ، آماده خواهید شد. نرم افزار مناسب مدیریت املاک می تواند ابزاری بسیار مفید برای کمک به شما در سازماندهی و سازگاری باشد.
*این مقاله در نظر گرفته شده است تا یک مرور کلی در مورد شیوه های عمومی برای مدیریت حساب های اعتماد ارائه دهد و نباید به عنوان مشاوره حقوقی در نظر گرفته شود.
آیا می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد حساب های اعتماد برای مدیریت املاک داشته باشید؟به زودی برای کتاب الکترونیکی ما در حساب های اعتماد به زودی بررسی کنید!
با تشکر ویژه از کاترین جونز در Rentec Direct برای کمک به محتوای موجود در این پست.
درباره نویسنده
کیس میلر
Kaycee Miller مدیریت بازاریابی و روابط رسانه ای را برای Rentec Direct مدیریت می کند و چشم انداز بی نظیری را به دنیای مدیریت املاک می بخشد و با افتخار اخبار ، محصولات و روندهای صنعت را در جامعه به اشتراک می گذارد.
پست های مرتبط
بهترین روشها برای استخدام مدیر املاک در محل
نرخ اشغال آپارتمان رکورد بالایی دارد
recap وبینار: روند حرکت
10 سپتامبر 2020
بازاریابی |مبانی سئو برای صاحبخانه ها و متخصصان اجاره
17 نظر
من برای اولین بار از یک مدیر املاک برای اجاره کاندو خود در برادنتون ، فلوریدا استفاده کردم. کارگزار املاک و مستغلات/مدیر املاک اکنون متهم به نقض قرارداد است و ما در دادرسی هستیم. به قرارداد نگاه کنید ، زیرا قرارداد از مدیر محافظت می کند ، و حتی ممکن است حق دریافت نسخه ای از قرارداد بین مدیر و مستاجر را نداشته باشید. هیچ حسابداری از محل اجاره و امنیت در آن برگزار نمی شود. این همان چیزی است که من در دادگاه شهرستان مانات می جنگم. من شما را در نتیجه حقوقی قرار می دهم.
اوه خدا ، چه کابوس! با تشکر از اینکه ما را تا به امروز بورلی نگه دارید. موفق باشید!
همانطور که حسابرس اشاره کرد، یک شرکت مدیریت اجاره، مقدار قابل توجهی پول (هزاران هزار) در «حساب سپرده» داشت. مدیر و حسابدار متعاقباً رها شدند و یک حسابدار پزشکی قانونی برای تحقیق استخدام شد. طبق تجربه شما، آیا توضیح منطقی برای کسری در حساب سپرده وجود دارد؟
زمانی که یک کارگزار/مدیر حساب را مدیریت می‌کند، تطبیق‌های «ماهانه» حساب سپرده/اعتماد لازم است. که البته باید شامل مالکان نیز باشد. این تنها راه برای تطبیق مانده ها با دفاتر است، در صورت مشاهده کوتاهی، می توان اقدام فوری برای اصلاح آن انجام داد. در مورد اینکه آیا چگونه ممکن است این اتفاق بیفتد؟اشتباهات دفتری و حسابداری ممکن است، اما نادیده گرفتن و عدم تلاش برای آشتی دادن، به معنای فعالیت غیر صادقانه ممکن است رخ داده باشد. برای آن هیچ بهانه ای وجود ندارد!
امیدوارم کسی با دانش و تجربه شما بتواند راهی برای پیگیری مدیران بیابد. در ققنوس همه آنها بی صداقت هستند، هر چه می خواهند نگه دارند. زیرا آنها می دانند که هیچ کس آنها را بررسی نمی کند. نگران پول کمک هزینه است. و غیره پاداش‌ها، مشوق‌هایی که V. A.، دولت به مدیران می‌دهد، سپس آنها حتی 9000 را اعمال نمی‌کنند. VA آنها را برای اجاره کهنه سربازان می‌دهد. چوب النور
سلام الینور، متاسفم که درگیری های شما را می شنوم. لطفاً با مقامات مسکن محلی خود تماس بگیرید تا هرگونه مشکلی را با مدیران گزارش کنید زیرا آنها بهترین منبع شما خواهند بود.
من یک مدیر املاک در آلاباما هستم و همیشه این بحث را در مورد همکاری با بودجه داریم. ما یک حساب جداگانه برای سپرده های امنیتی داریم که هرگز لمس نمی شود. ما یک حساب عملیاتی داریم که در آن مدیریت و سایر درآمد شرکت به آن واریز می شود و صورتحساب شرکت از آن پرداخت می شود. سؤال این است که حساب اجاره ای است ، که بسیار روان است با پرداخت اجاره که همیشه وارد می شود و پرداخت های مالک و صورتحساب های نگهداری را پرداخت می کند. ما برای هر یک از املاک خود به حداقل 300 دلار ذخیره نیاز داریم که به طور متوسط 50-60 هزار دلار فقط در آنجا نشسته است. هنگامی که هزینه های بزرگتری وجود دارد ، بیش از 300 دلار ، ما آنها را از حساب اجاره پرداخت می کنیم و انتظار داریم بودجه اجاره ای در یک یا دو ماه آینده برای تأمین هزینه تأمین شود. این امر مستلزم استفاده از این صندوق های ذخیره انباشته شده است. ما نمی دانیم که چگونه دیگر این کار را انجام دهیم ، یا این عمل چقدر غیر اخلاقی یا حتی غیرقانونی است. ما هرگز مشکلی نداشته ایم و به ندرت اگر حتی نیمی از کل ذخیره را در هر ماه معین گسترش دهیم ، این یک ضرورت است که ما با آن روبرو هستیم تا بتوانیم نیازهای نگهداری را حفظ کنیم. اگر یک واحد HVAC به عنوان مثال بیرون برود و مالک نتواند 4-5 هزار از جلو را برای ما ارسال کند ، که اغلب آنها را ندارند ، ما نمی توانیم اجازه دهیم مستاجر بدون خانه زندگی کند. بنابراین ، ما از صندوق های ذخیره استفاده می کنیم ، که استات استاتیک پول است و با اجاره چند ماه آینده بازپرداخت می کنیم. من نمی دانم که شرکت های دیگر چگونه وضعیت نگهداری را در آنجا مدیریت می کنند و فرض می کنند که باید در همه جا یکسان باشد زیرا ما راه حل بهتری پیدا نکرده ایم.
آیا صاحبخانه من می تواند من را از گرفتن وسایل ما از خانه ای که اجاره می کنیم باز دارد زیرا ما اجاره اجاره می دهیم و آیا او می تواند ما را بدون مراجعه به دادگاه قفل کند
سلام جسیکا ، در بیشتر ایالت ها صاحبخانه نمی تواند مستاجر را بدون دستور دادگاه قفل کند. با این حال ، برخی از استثنائات وجود دارد و معمولاً ، در داخل حالت هایی که امکان محاصره را فراهم می کنند ، یک بند در اجاره نامه با جزئیات مربوط به آن فرآیند وجود خواهد داشت. به عنوان مثال ، در تگزاس ، یک قفل موقت تحت شرایط خاصی مجاز است.
اولین توصیه من این است که با سازمان مسکن محلی خود تماس بگیرید تا دریابید که چه چیزی در منطقه شما مجاز است. اگر قفل خارج از آن آیین نامه انجام شود و صاحبخانه کلید جدیدی را به شما نمی دهد ، من برای دسترسی به پلیس تماس می گیرم.
با تشکر از مقاله در مورد صندوق های امانی، فاکتور بسیار کلیدی این است که چگونه می توان یکی را شروع کرد؟این حسابهای TRUST مانند وصیت‌نامه‌ها و دارایی‌ها یک حساب Trust معمولی نیستند که ممکن است کسی را گیج کند. همچنین بانک‌ها از شما گواهی اعتماد COT می‌خواهند، A will estate trust و COT برای این نوع حساب‌ها مورد نیاز نیستند، زیرا اینها برای اهداف وصیت یا دارایی هستند. با این اوصاف، اگر بیانیه نام ساختگی شما می گوید مالک انحصاری است، بانک ها جعبه اعتماد روی کارت امضای شما را که BRE ممکن است درخواست کند، علامت نمی زنند، بنابراین BRE این را به عنوان ترکیبی در نظر می گیرد. تنها چند بانک وجود دارند که حساب «BOKERS TRUST» را باز می‌کنند که از نوع وصیت یا دارایی نیست و ممکن است پیامدهای مالیاتی متفاوتی داشته باشد. خط پایین… اکثر بانک ها این نوع حساب اعتماد کارگزاران را درک نمی کنند و فکر می کنند که این حساب اعتماد خواهد بود/املاک یکسان نیست…. توجه///// مقاله CALBRE را در مورد باز کردن یک حساب اعتماد کارگزاران که در وب سایت آنها وجود دارد بخوانید. هرکسی که سعی در خواندن دارد باید بخواندممکن است برخی از بانک ها را روشن یا گیج کند، اما شما باید حتما آن را بخوانید... حساب باید به عنوان یک حساب اعتمادی مطابق با زیرنویس شود. همچنین مقاله ای وجود دارد که به 10 مورد از رایج ترین تخلفات یافت شده در ممیزی BRE اشاره می کند. در حال حاضر در حال دریافت حساب مناسب هستم. من سعی خواهم کرد با نتایجی که BRE را برآورده می کند پاسخ دهم. بسیار خوب، من حساب مناسبی دارم... چندین بانک این حساب را ارائه نمی دهند، وقت خود را تلف نکنید. نوع حساب مورد نظر خود را کاملاً روشن کنید.***مقاله BRE را به آنها نشان دهید****. B از A، بانک تعقیب و گریز این حساب را ارائه نمی دهد، بانک غرب ارائه می دهد و شاید دیگران. پس حسابرسی منمن مجوز تعلیق 2 سال گرفتم، 1820 دلار برای هزینه های دادگاه پرداخت کردم. من تمام روز در جلسه مجازی با وکیل، حسابدار و قاضی BRE زیر ذغال سنگ قرار گرفتم. خشن بود…. اما من حدس می زنم منصفانهبیش از 4. 5 میلیون صندوق امانی را جذب کرد. من 1700 دلار کم داشتم که باید آن را پوشش می دادم. چیز مهمی نیست؟اشتباه. این یک تخلف بزرگ استحتی یک دلار کوتاه یا بیشتر تخلف است زیرا از نظر فنی عدم تعادل حساب TRUST است. من یک برنامه مدیریت دارایی خوب را پیشنهاد می کنم و مطمئن شوید که حساب TRUST صحیح دارید و مطمئن شوید که دقیقاً هر ماه به یک پنی تعادل دارید. اگر ممیزی شما انجام شود، ماه‌های تصادفی کتاب، مجوز شماره شما در مورد همه تبلیغات و سایر موارد موجود در 10 مقاله برتر را می‌خواهند. شما باید مقاله صندوق اعتماد و ده تخلف متداول را که می توانید حداقل از ایالت من در کالیفرنیا بیابید، بخوانید. همچنین اگر.
شما قد کوتاهی دارید یا حتی بیش از یک دلار هستید، باید نامه ای به همه مشتریان خود بفرستید و آنها را مطلع کنید. فرآیند BRE سخت اما منصفانه بود، من می‌دانم که فردی در این سطح باید از امنیت عمومی در این موضوعات اطمینان حاصل کند. موفق باشید.. این دو مقاله را بخوانید……
خیلی خوش آمدید. از شما برای به اشتراک گذاشتن تجربه خود به عنوان یک داستان هشدار دهنده در مورد اهمیت باز کردن نوع صحیح حساب متشکریم. درست می گویید، آن نوع حساب های تراست به طور منحصر به فردی متفاوت هستند و بسیاری از موسسات مالی با این تفاوت ها آشنا نیستند. من کمی تحقیق کردم و معتقدم اینها مقالات BRE کالیفرنیا هستند که به آنها اشاره می کردید:
اگرچه آنها به طور خاص از کالیفرنیا BRE هستند، اما ممکن است برای دیگران در سراسر کشور مفید باشند. بهترین روش در سراسر کشور این است که برای جزئیات مربوط به حسابداری اعتماد و حسابرسی با ایالت خود تماس بگیرید و قبل از پردازش تراکنش‌ها با یک مدیر اجرایی بالاتر یا ارشد در موسسه مالی خود ملاقات کنید.
باز هم از شما برای به اشتراک گذاشتن تجربیات و توصیه های خوبی که ارائه دادید سپاسگزارم.
از اینکه نظرات من را با ارسال مقالات یک قدم جلوتر بردید بسیار سپاسگزارم. نکته جالب این است که این دومین ممیزی من در 2-3 سال بود و BRE هرگز در اولین ممیزی به من اشاره نکرد. من خودم آنها را کشف کردم. روز فوق العاده ای داشته باشید.
شما بسیار خوش آمدید - خوشحالم که کمک می کنید!
من مستاجری دارم که شماره تامین اجتماعی خود را که برای افتتاح حساب امانی لازم است به من نمی دهد. باید چکار کنم؟آیا راه دیگری وجود دارد که بتوانم سپرده امنیتی آنها را در امانت نگه دارم؟
سلام آنجلا، سوال بسیار خوبی است. معمولاً در طول فرآیند غربالگری مستاجر، SSN به صاحبخانه داده می شود، بنابراین اگر در این مرحله آن اطلاعات به شما داده نشده است، مطمئن نیستم که چگونه به جلو حرکت می کنید. علاوه بر این، من با مالکانی که یک حساب امانی را برای نگهداری سپرده همه مستاجران باز می کنند آشنا هستم، اما برای هر سپرده مستاجر با حساب های امانی جداگانه مواجه نشده ام. از آنجایی که من با این موضوع آشنا نیستم و نمی توانم مشاوره حقوقی ارائه دهم، توصیه می کنم با وکیل املاک و/یا مشاور مالی خود صحبت کنید زیرا آنها بهتر می دانند چگونه می توانید آن سپرده امنیتی را نگه دارید. با خیال راحت برگردید و نتایج خود را به اشتراک بگذارید، زیرا مطمئن هستم که دیگران می خواهند بدانند که این برای شما چگونه است. بهترین ها!
سلام ، من تازه به عنوان مدیر املاک شروع می کنم. فقط یک سهامدار از من خواسته بود که 5 آپارتمان خود را مدیریت کنم. سوال من این است که چگونه می توانم بدون پرداخت مالیات ، پول اجاره او را جمع کنم. من به تعقیب و گریز رفتم و آنها هیچ تصوری نداشتند که چگونه می توانم به طور قانونی پول اجاره دهند. من احتمالاً نباید از حساب شخصی خود استفاده کنم اما چه حساب کاربری باید باز کنم و آیا می توانم بدون سهامدار در بانک با خود این کار را انجام دهم؟
چارلی را برای شروع به عنوان مدیر املاک تبریک می گویم. متاسفم که شخصی که در چیس با او صحبت کرده اید ، اعتماد به نفس را برای مدیریت املاک درک نکرده است. شعبه محلی ممکن است نماینده تجارت با آن اطلاعات نداشته باشد ، بنابراین ممکن است شما نیاز به تماس بگیرید تا دریابید که با چه کسی در مورد حساب های اعتماد به نفس مدیریت املاک صحبت کنید. اما قبل از انجام این کار - مهم است که بتوانید در کار با آن سهامداران کار کنید:
اگر شما توسط سهامداران استخدام شده اید تا فقط دارایی های خود مدیر املاک باشید (به این معنی که شما یک شرکت مدیریت املاک را باز نمی کنید) - احتمالاً آنها نیاز به باز کردن حساب های بانکی دارند و به شما اجازه می دهند سپرده گذاری و هزینه های پرداخت و غیره را بپردازند... از طرف آنهاسهامداران باید با حسابدار و وکیل املاک و مستغلات خود همکاری کنند تا در مورد نوع مناسب حساب های بانکی (تجارت در مقابل اعتماد) مورد نیاز بر اساس نمونه کارها ، دارایی ها و مقررات املاک و مستغلات خود در آن منطقه تصمیم بگیرند.
با این حال ، اگر استخدام نشده اید بلکه شرکت مدیریت املاک خود را شروع می کنید ، این یک سناریوی متفاوت است. شما باید حساب های اعتماد را باز کنید تا بتوانید دارایی ها (درآمد/هزینه) را برای املاک مورد نظر برای مدیریت مدیریت کنید. این بدان معناست که شما می توانید مدیریت اوراق بهادار را برای سایر مشتریان/صاحبان نیز به عهده بگیرید.
در صورت پذیرش اجاره به یک حساب شخصی یا تجاری که به طور مناسب تنظیم نشده است ، مسائل مالیاتی و نظارتی زیادی وجود دارد. اما به همان اندازه که سایر قوانین مستاجر صاحبخانه ، تعهدات مدیریت املاک و مقررات مالی نیز در نظر گرفته شده است. مطمئن باشید که به هیئت املاک و مستغلات و اداره مسکن محلی خود دسترسی پیدا کرده و با مقررات مدیریت املاک (به عنوان نخست وزیر استخدام شده یا به عنوان یک شرکت نخست وزیر) در ایالت و محلی خود آشنا شوید. اگر اینگونه نباشد ، می توانید قوانین فدرال ، ایالتی یا محلی را نقض کنید و خود را برای امور مالیاتی و حقوقی تنظیم کنید.
